Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise, il est essentiel qu’il se sente rapidement intégré et à l’aise. Un des outils du processus d’onboarding est le livret d’accueil d’entreprise. Celui-ci centralise toutes les informations liées au fonctionnement de la structure, à ses objectifs et à sa culture. Dans cet article, vous trouverez la liste des étapes à suivre pour créer votre livret d’accueil d’entreprise.
1 – Identifier les informations clés à inclure dans votre livret d’accueil
La première étape pour créer un livret d’accueil d’entreprise est de déterminer les informations importantes que vous souhaitez inclure dans le document. Voici quelques données essentielles à inclure :
- Une présentation de l’entreprise : son histoire, sa mission, sa vision et ses valeurs. Cette partie permet aux nouveaux employés de mieux comprendre les fondements et les principes de la société. Elle comportera des illustrations des services ou produits de l’entreprise, en situation.
- La politique RH de l’entreprise : informations sur les congés payés, avantages sociaux, horaires de travail, etc.
- Les ressources disponibles pour les salariés : informations sur les outils informatiques, les formations internes, etc. Cette partie doit informer les nouveaux collaborateurs des outils et des ressources à leur disposition pour les aider à accomplir leur mission de manière efficace et productive.
- Les procédures de sécurité : consignes d’urgence, les plans d’évacuation, etc.
2 – Déterminer le format du livret d’accueil d’entreprise
Le choix du format pour le livret d’accueil dépendra des besoins de l’entreprise et des préférences des employeurs. Il peut s’agir d’un document physique ou numérique. Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix du format :
- Accessibilité : le format choisi doit être facilement accessible pour tous les employés, qu’ils travaillent dans l’entreprise ou à distance.
- Mise en page : elle sera agréable à lire et facile à naviguer. Le document doit être organisé de manière à faciliter la recherche de l’information.
- Design : l’utilisation d’images, de graphiques et de couleurs rendra le livret plus attractif et plus facile à lire.
3 – Rédiger le contenu du livret de bienvenue
La rédaction du contenu du livret d’accueil est une étape clé pour garantir sa qualité et son utilité. Voici quelques conseils à suivre pour rédiger le contenu du livret :
- Utilisez un langage simple et clair : le contenu du livret doit être compréhensible pour tous les nouveaux employés, quel que soit leur niveau d’éducation ou leur domaine de spécialisation.
- Soyez concis : évitez les longs paragraphes et utilisez des phrases courtes pour faciliter la lecture.
- Utilisez des exemples concrets pour illustrer les informations présentées.
- Soyez positif : utilisez un ton engageant pour présenter les valeurs et les procédures de l’entreprise.
4 – Faire relire et approuver le livret d’accueil
Une fois que le contenu du livret d’accueil est rédigé, faites-le relire et approuver par les parties prenantes de l’entreprise, telles que les ressources humaines, les responsables des différents services, les membres de l’équipe de direction, etc. Cela permettra de s’assurer que toutes les informations sont précises, à jour et cohérentes.
5 – Distribuer le livret d’accueil
Une fois que le livret d’accueil est finalisé et approuvé, il est temps de le distribuer aux nouveaux employés. Il est préférable de remettre le livret d’accueil lors du premier jour de travail, afin que les nouveaux employés puissent prendre connaissance des informations importantes dès la prise de poste. L’entreprise peut également envisager de mettre à disposition le livret d’accueil en ligne, pour permettre aux employés d’y accéder à tout moment.
6 – Assurer un suivi et améliorer les futures versions de votre carnet d’accueil
Le livret d’accueil n’est pas figé. Des mises à jour seront nécessaires, au fil des changements et des évolutions de l’entreprise. Prévoir, par exemple, une révision annuelle, en intégrant les retours des derniers salariés embauchés.
Exemple de sommaire d’un livret d’accueil
a – Bienvenue dans l’entreprise
- Message de bienvenue
- Historique de l’entreprise
- Valeurs de l’entreprise
b – Politiques et procédures
- Règles de conduite et de comportement
- Politique de confidentialité
- Rémunération et avantages sociaux
- Congés et absences
- Politique de sécurité
c – Ressources pour les employés
- Accès aux outils et ressources de travail
- Formation et développement professionnel
- Communication interne
- Comités et groupes de travail
d – Procédures de sécurité
- Procédures d’évacuation en cas d’urgence
- Sécurité informatique
- Sécurité physique
e – Contacts utiles
- Liste des contacts de l’entreprise
- Liste des contacts externes utiles
- Annuaire interne
f – Conclusion
- Message de clôture
- Commentaires et suggestions
Bien entendu, le sommaire du livret dépendra des besoins et de la politique de l’entreprise.
La création d’un livret d’accueil d’entreprise est un élément utile à l’intégration des nouveaux salariés. Il les aide à s’intégrer plus facilement et à comprendre les attentes de l’entreprise. Ce support contiendra donc des informations clés sur l’entreprise, les procédures, les ressources pour les employés et les protocoles de sécurité. Le choix du format pour le livret dépendra des besoins de l’entreprise et des préférences des employeurs. La rédaction du contenu sera simple, claire, concise et positive. Ce livret d’accueil sera approuvé par les parties prenantes de l’entreprise et distribué aux nouveaux collaborateurs lors de leur premier jour de travail. Enfin, des mises à jour régulières seront à prévoir pour garantir sa pertinence au fil du temps.